Loopt jouw tijd als zand door je vingers weg?

Loopt jouw tijd als zand door je vingers weg?

Heerlijk vind ik het. ’s Ochtends op tijd aan het werk. De deur van mijn kantoor open. De frisse ochtendlucht die binnenstroomt. Ik geniet van de stilte. Buiten en thuis. Dan kan ik beter nadenken, voel ik me energiek en het fijnste is dat ik niet word gestoord door de telefoon of e-mail. Dat zijn de voordelen van vroeg opstaan (al denk ik dat niet altijd als om half zes de wekker gaat en ik de regen hoor die op het dak klettert).

Geen excuus om even iets op te halen

In de ochtend kan ik zo veel doen. Nadat onze zoon is weggefietst, loop ik even buiten. Dan heb ik de vaatwasser meestal al uitgepakt, soms draait er al een was en vaak heb ik ook al mailtjes beantwoord of verstuurd. Ik kan dan met een frisse neus (een schone mailbox en een leeg aanrecht) aan het werk. Ik zet een fles water klaar en maak een grote mok thee zodat ik een paar uur verder kan. Natuurlijk neem ik regelmatig pauzes maar dit scheelt extra ‘verstoringen’. Want als ik ergens mee bezig ben waar ik niet zo goed uitkom, dan is het een mooi excuus om even thee te halen of een banaan om de ochtend door te komen.

Elke dag een globale planning

Aan het begin van de week neem ik altijd de agenda voor de hele week even door zodat ik weet wat er die week op de planning staat. Ik begin elke ochtend met een globale planning voor die dag en ik kijk aan het eind van de dag ook altijd even naar de agenda voor morgen. Welke afspraken staan in de agenda? Wat moet ik daarvoor doen? Welke zaken in de mail moeten worden opgepakt worden en welke taken staan er op de rol? Ik bereid me altijd voor op afspraken zodat ik niet voor verrassingen kom te staan.

Mijn ‘mobiele’ geheugen

Bij al mijn afspraken gebruik ik altijd een groot schrijfblok met ringband. Daarin schrijf ik heel veel op. Tijdens een afspraak, zaken die me te binnen schieten (geen idee hoeveel bomen er nodig waren voor al die schrijfblokken die ik heb volgeschreven). Dit is als het ware mijn ‘mobiele’ geheugen. Ik gebruik ook een schrift als to-do lijst en voor kleine taken. En om afspraken niet te vergeten, zet ik meldingen in mijn wekker. Een paar minuten voor de afspraak krijg ik dan een melding zodat ik tijd heb om even wat drinken te pakken, naar het toilet te gaan (want die fles water gaat elke dag leeg). Wat mij ook helpt is om niet elke keer te ‘hoppen’ tussen de mail, Whatsapp, de chats in Teams en alle andere ‘kanalen’ die we hebben. Een paar keer per dag je mail checken is ook prima (en wat vaker als je op een berichtje wacht is echt niet erg). Door te werken met een globale planning, loopt mijn tijd niet door mijn vingers weg.

Er komt niets uit je handen

Je kent het misschien wel. Je neemt een dag vrij omdat je zaken in huis wilt doen die je steeds hebt uitgesteld. Dat zijn vaak niet de leukste klussen (bij mij is dat meestal de kelder opruimen of de koelkast schoonmaken). Maar hoe meer tijd je hebt, hoe minder er uit je handen komt. Als je ’s ochtends opstaat, dan ligt er een hele dag met een zee van tijd voor je open. Je begint met een ontbijtje, krantje erbij. Even een Facebookfilmpje kijken. Instagram wordt ook steeds leuker. Voor je het weet is het half elf. Dan snel even naar de bakker (zucht, je favoriete brood is al weer weg), nog even naar de supermarkt en ineens is de dag al weer bijna voorbij en sta je het avondeten al weer te koken. Je voelt je gefrustreerd. Wat je had willen doen is niet gelukt en de kast met zomerkleren is nog steeds niet opgeruimd en de strijkwas staat nog steeds in de wasmand.

Alleen maar bezig met de waan van de dag

Ik vind het zelf ook heerlijk om op een vrije dag een beetje te doen waar ik zin in heb maar voor mijn werk helpt een globale planning mij enorm. Daardoor heb ik aan het eind van de dag niet het gevoel dat ik de hele dag geleefd ben. Mijn planning is echt niet in beton gegoten want er moet ruimte zijn voor zaken die tussendoor komen. Maar ik zorg er voor dat ook daarvoor ruimte is. Zo gaan de waan van de dagzaken niet mijn leven beheersen.

Door verstoringen stroomt mijn energie weg

Natuurlijk heb ik ook van die dagen dat de hele dag door de telefoon gaat. En dat er alleen maar zaken tussendoor komen. Ik merk dat mijn energie wegstroomt als ik elke keer wordt gestoord op het moment dat ik met iets bezig ben waarover ik wat meer na moet denken. Dan kan ik beter de klus even wegleggen. Ik doe dan even iets anders en pak het op een later moment weer op. Ik kan altijd weer terugvallen op mijn planning zodat ik toch zicht houd op mijn werk.

Elke twee minuten een onnozele vraag

Wist je dat het je na elke verstoring in je werk, hoe klein ook, het je meer dan 20 minuten kost om er weer ‘met je hoofd’ in te komen. Het is niet voor niets dat veel mensen blij zijn met het werken vanuit huis. Want hoe effectief ben je als je collega om de twee minuten iets aan je vraagt (ik had zo’n collega die tegenover mij zat en achterover leunend steeds weer een onnozele vraag stelde die niet eens over het werk ging). Na zes vragen ben je dus al minstens twee uur! van je werkdag kwijt. En dan heb ik het nog niet eens over het energieniveau dat bij mij dan met elke vraag met minstens tien punten daalt.

Meer rust in je hoofd

Met mijn manier van werken heb ik al veel mensen kunnen helpen. Vooral het inzicht in hoe je omgaat met vragen tussendoor, met je e-mail, de indeling van je werk is vaak een eyeopener. En ook hoe je zaken thuis organiseert. Want ook dat kan je helpen bij meer rust in je hoofd. Ik bestel bijvoorbeeld het brood bij de bakker via Whatsapp en haal het ’s ochtends rond zeven uur op. Dat scheelt wachttijd. Tijd die ik kan gebruiken voor andere zaken.

Wil jij meer inzicht?

Herken je dit en wil jij meer inzicht in hoe jij met je tijd omgaat en wat je kunt doen om dit te verbeteren? Maak dan een afspraak voor een gratis verkenningsgesprek via 06-83 60 45 14 en ik denk graag met je mee.

 

close

Met het aanvragen van dit e-book
ga je akkoord met toezending van inspiratiemails

door CoachUnique.